Um relatório institucional ainda comunica? Quem lê? Como avaliar os resultados dessa publicação? Essas foram apenas algumas das perguntas debatidas na roda de conversa que contou com a presença de 44 participantes, no dia 19 de março de 2015, em São Paulo.  O debate com o tema “Transparência no campo social: um relatório de atividades pode ser realmente um aliado nos dias atuais?” foi promovido pelo FICAS, em parceria com o Instituto Fonte, e contou com o apoio da Casa da Cidade. Saiba mais!

 


 

Na ocasião, foram apresentados os resultados da pesquisa feita com 10 organizações sem fins lucrativos sobre a experiência com a produção de relatórios de atividades. Participaram: Ação Comunitária do Brasil São Paulo, Fundação Dorina Nowill para Cegos, Fundação Tide Setubal (Ftas), Instituto Arcor Brasil, Instituto Fazendo História, Instituto Lina Galvani (ILG), Instituto Fonte para o Desenvolvimento Social (IF), Instituto Natura, Liga Solidária e Projeto Arrastão. Metade deste grupo passou a publicar relatórios de atividades mais completos (além do balanço financeiro) na última década (2005 - 2015), em sintonia com o cenário atual que demanda mais prestação de contas por parte das organizações do que no passado.
 

Os principais objetivos citados na pesquisa para elaborar a publicação são:

  • - Prestar contas/Transparência para o uso dos recursos recebidos
  • - Apresentar a instituição/programas
  • - Contabilizar resultados/avaliação de impacto
  • - Sistematizar o trabalho
  • - Credibilizar as iniciativas
  • - Reconhecer parceiros, financiadores e apoiadores
  • - Encantar e fidelizar os públicos de relacionamento
  • - Engajar mais pessoas para a causa
  • - Disseminar conhecimento que possa contribuir com o desenvolvimento do campo social.
     

No debate com o público presente na Espiral de Conversa, foram enfatizados muitos ganhos para o ambiente interno das organizações. “As equipes responsáveis pelos diversos programas estão acostumadas a elaborar relatórios de suas atividades, mas agora estamos promovendo a elaboração conjunta de textos para o relatório anual. Pela primeira vez, sinto que estamos engajando melhor a equipe, que enxerga sentido na construção do relatório, pois dessa forma pode conversar sobre o impacto de nossa instituição como um todo e não apenas de cada um dos programas”, conta Isabel Penteado, do Instituto Fazendo História, uma das palestrantes convidada. 

De acordo com Isabel, a produção do relatório também serve para fortalecer a missão, visão e valores da organização. “Nós temos a oportunidade de perguntar: eles continuam os mesmos? Precisamos renová-los? É importante para nós que tudo isso esteja presente na equipe, não apenas escrito em um documento”.

Com o intuito de reunir os colaboradores para fazer um momento pleno de partilha, Mônica Borba, do Instituto 5 Elementos, conta que eles aproveitam o início de janeiro, que consideram um momento mais relaxado após as férias coletivas, para uma reunião de três dias em que a equipe avalia conjuntamente como foi o ano anterior. “Eu mesma vou anotando todos esses aprendizados, que servem como base para o relatório”, diz. 
 

Na pesquisa, as respostas citadas pelas 10 organizações para a pergunta “Como é usado internamente pela organização depois de pronto?” foram:

  • - Apresentação da organização
  • - Memória institucional/fonte de informações
  • - Consulta para prestação de contas
  • - Referência para montar propostas de mobilização de recursos
  • - Para orientar as escolhas para o ano corrente
  • - Em treinamentos, para integrar novos funcionários
  • - Guia de comunicação institucional e estratégia.
     


Há espaço para contar o que não deu certo?

Apenas duas organizações que participaram da pesquisa citaram tratar de “desafios”. Mas de que forma? Há espaço para divulgação de erros nos relatos? De falar sobre as dificuldades?

Fernanda Nobre, da Fundação Tide Setubal, explica que: “Os erros vêm nas narrativas dos projetos. Não costumamos escondê-los. É provável que tenhamos essa tranquilidade porque temos um mantenedor regular; quem precisa captar financiamento de outros parceiros talvez precise pensar mais no que é divulgado, pois muitas vezes o investidor pode não compreender a divulgação dos erros”.

O público presente no evento não trouxe outros exemplos nesse sentido. Em nome da transparência, esse ponto parece necessitar de avanços por parte das organizações. “Muitas vezes falta trazer um contexto maior para o número informado. Por exemplo, um programa que beneficiou 50 crianças no ano é mostrado como se fosse um resultado positivo, tudo bem, não deixa de ser, mas e se a meta inicial era atingir 500 crianças? Por que não falar sobre o que afetou o processo, quais foram os desafios enfrentados? Quem sabe assim poderíamos aprender uns com os outros a como fazer diferente na próxima vez. Eu questiono esse monte de relatórios com uma infinidade de fotografias de gente sorrindo, parece Facebook”, diz Carline Piva, gestora de Comunicação do Instituto Fonte


Aproveitando os recursos tecnológicos

Na roda de conversa, foram citados vários exemplos de como a tecnologia está ajudando na coleta dos dados e na interação entre os colaboradores que contribuem para o relatório. Ricardo Oliveros, do Instituto Elos, conta que cada equipe de programa tem um grupo no aplicativo Whatsapp pelo qual encaminham fotos, número de participantes e pelo menos uma frase significativa do encontro, “uma frase que realmente comunica e contribui para a transformação social”. Esse processo acontece ao longo do ano e a área de comunicação faz uma edição do conteúdo, ou seja, não esperam chegar o final do ano para começar a pedir dados.  

“Nós temos um relatório apenas online desde 2008 e estamos sempre avaliando e criando novas ferramentas para que seja bacana para quem lê e não um peso para quem o produz”, cita Fernanda Nobre, coordenadora de Comunicação da Fundação Tide Setubal (Ftas), outra palestrante da Espiral de Conversa. Existe um instrumento de coleta de dados com perguntas para cada resultado previsto pela Ftas, o que auxilia, inclusive, na avaliação dos objetivos estratégicos da fundação. No hotsite há textos de abertura que contam o contexto vivido no período e também matérias/reportagens que foram divulgadas ao longo do ano, com detalhes e fotos para quem se interessar mais pelo tema.

Para Marcia Oliani, do Instituto Choque Cultural, entidade cuja missão é trazer a arte para o centro do debate e da vida pública, “não existe um relatório de atividades, você tem um conjunto de formas de relatar essas atividades. Para o nosso público, formado por artistas, arte-educadores, o vídeo comunica mais, por isso optamos por esse formato”.  

Pela conversa no debate, a pergunta “se vale a pena investir no formato de um relatório mais tradicional” não teve uma resposta definitiva, uma vez que exige investimento de tempo e de recursos humanos, o que para organizações de pequeno porte é um desafio, principalmente as que não contam com uma área responsável pela comunicação. Após a tarde de conversa, permaneceu também a pergunta de “quem lê, efetivamente, um relatório?”.

 

Quem avalia o retorno desse relatório?

Na pesquisa com as 10 organizações, apenas uma declarou fazer um processo avaliativo mais estruturado, contendo indicadores, como “resultados de impacto, disponibilidade do conteúdo, entendimento do público-alvo, envolvimento da equipe, entre outros”. As demais relatam observar um “reconhecimento positivo” de seus públicos estratégicos, considerando, principalmente, o “sentimento” de reconhecimento da equipe, comunidade e parceiros quando as ações são publicadas; retorno positivo por meio de feedbacks de parceiros; retornos do mailing; quantidade de acessos no site.

No debate presencial, alguns participantes dizem que ao divulgar o conteúdo via mídias sociais, mensuram retorno via demonstração de aprovação (o famoso “curti”) e de quantidade de compartilhamentos das mensagens. Há pessoas que usam sistemas como Sales Force e Google Analytics (que registra quais páginas foram acessadas, quanto tempo o leitor permaneceu conectado ao conteúdo etc.).


Vale a pena imprimir?

Das 10 organizações respondentes, duas delas migraram para um formato exclusivamente virtual (hotsites); as demais oferecem em formato pdf para download no site e versão impressa, embora algumas tenham expressado a intenção de parar de imprimir. “Apesar de nosso relatório ser lançado anualmente, nós optamos por imprimir a cada dois anos. Por quê? É porque um ano tem dinheiro e no outro não. Não é uma estratégia mais elaborada. Mas estamos pensando em não imprimir mais”, diz Isabel Penteado, do Instituto Fazendo História. 
 

Motivos citados na pesquisa para investir no digital

  • - Preocupação ambiental
  • - Economia financeira
  • - Maior acesso à informação
  • - Possibilita o uso maior de imagens e vídeos, o que diversifica o conteúdo
  • - Mobilidade (acesso a qualquer hora e lugar).
     

Pelo que foi conversado na Espiral de Conversa, parece existir uma tendência das organizações em não ter mais impressão de relatórios ou, se o fizerem, serão apenas para financiadores que necessitam dessa prestação de contas impressa e ainda como documento que serve como prospecção para novos clientes. 

“Acredito que quem se interessa em ler os relatórios são os institutos ou fundações que atuam em áreas semelhantes, ou seja, se eu desenvolvo programas voltados à educação, por exemplo, tenho interesse em ver o que as demais organizações dessa área estão fazendo, quais metodologias adotam. Minha experiência anterior em uma fundação que financiava projetos me mostrou que os relatórios impressos chegam muito pouco até os parceiros dispostos a doar. Quem quer saber mais sobre a organização acaba procurando seu site, mesmo. O esforço que se faz para elaborar um relatório e o custo para imprimi-lo não valem a pena na prospecção de recursos financeiros”, diz Marcia da Silva Quintino, do FICAS

 

Diversificando a disseminação do conteúdo

Transformar e adaptar o conteúdo para que o relatório comunique com os diversos públicos é a estratégia que vem sendo adotada por muitas organizações. Nesse sentido, o impacto da comunicação via mídias sociais é bastante explorado.

“Observamos pouca adesão à newsletter com o relatório que encaminhamos ao nosso mailing, mas há muito engajamento nas matérias que viram posts. Nós fragmentamos os temas do relatório e vamos destacando e publicando separadamente. Também há moda agora dos cards com frases inspiradoras que viralizam no Facebook”, relata Oliveros, do Instituto Elos. 

“Recebo até ligação da minha equipe checando se vamos colocar o encontro no Facebook, pois foi prometido para a comunidade. Acho que um relatório anual não precisa ter tudo o que a fundação fez no ano, mas no conteúdo escolhido as pessoas precisam se sentir reconhecidas e participantes de nossas ações, desde a equipe interna aos moradores da comunidade”, afirma Fernanda, da Ftas.

 

Outros destaques da pesquisa 2015 com 10 organizações

- Duas organizações relatam não apenas os resultados, mas os processos (como é feito);

- Apenas uma traz o tema da responsabilidade ambiental no relatório;

- Uma destaca fortemente o resultado financeiro e as estratégias de captação de recursos no próprio relatório;

- Duas organizações têm versão em inglês;

- Das 10 organizações, 8 delas contratam auditoria externa para as demonstrações financeiras;

- Duas organizações respondem os indicadores da GRI (Global Reporting Initiative) e uma o Balanço Ethos.

 

E você? Faz relatório de atividades? Usa outras formas para prestar contas e divulgar as ações do ano? Quer nos contar sobre a sua experiência?

Escreva para nós: contato@institutofonte.org.br e comunicacao@ficas.org.brConfira também as fotos do evento. 

 


Serviço

Evento: Espiral de Conversa “Transparência no campo social: um relatório de atividades pode ser realmente um aliado nos dias atuais?”
Data: 19 de março de 2015 (quinta-feira).
Horário: 14h às 18h.
Local: Casa da Cidade, Rua Rodésia, 398, Vila Madalena, São Paulo.

 

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